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Du hast Dir sicher auch schon Gedanken darüber gemacht, wie Du in Deinem Alltag produktiver arbeiten kannst. Oft gibt es viel zu viele Aufgaben die Du erledigen möchtest aber der Tag hat leider nur 24 Stunden. Unzählige Menschen häufen jeden Tag Überstunden an und sind ständig beschäftigt, aber sind sie deshalb produktiver als andere? In unserer Gesellschaft wird Fleiss und Einsatzbereitschaft im Beruf, oft daran gemessen wie viel Zeit jemand im Büro verbringt - ist er/sie damit gleichzeitig effektiver als andere? Produktiver arbeiten, ohne dabei Freizeit einbüssen zu müssen - wie geht das? Bisher war man lange Zeit der Meinung, das z.B. nur derjenige zu Erfolg kommt der rund um die Uhr arbeitet und mindestens 70 Stunden oder mehr pro Woche tätig ist. Häufige Folge davon ist das bereits zur Normalität gewordene Burn-Out Syndrom!

Produktiv zu sein und/oder effektiv zu arbeiten bedeutet in einer bestimmten Zeit konkrete Ergebnisse zu generieren die man benötigt, um seinem Ziel näher zu kommen. Sollte man sich dann nicht besser die Frage stellen, ob mich diese Art von Arbeit meinem Ziel näher bringt, oder der Firma einen messbaren Nutzen verschafft?

Mir fällt es auch manchmal schwer, den Aufgaben die richtige Priorität zuzuweisen und sich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren. Oft gibt es einfach zuviel Ablenkung im Alltag von der wir uns mitreissen lassen. Andere Kollegen wiederum sind sehr produktiv und haben trotzdem eine ausgeglichene Work-Life-Balance.

Haben produktive Menschen ein spezielles Erfolgsrezept?

Wesentlich bei dieser Frage ist die Tatsache, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und auch zu trennen - d.h. ich konzentriere mich auf die Haupt-Aufgabe des Tages (sog. Big Rocks) und versuche sämtliche Störfaktoren wie Telefonklingeln, E-Mails, Chats, Erinnerungen, Plausch mit dem Kollegen, Social Media etc. auszuschalten. Das kann schon mal zur Herausforderung werden, wenn man für einige Zeit nicht erreichbar ist, aber schliesslich will ich ja meine Aufgabe komplett zu Ende bringen oder einen Meilenstein im Projekt abschliessen.

Es gibt also eine ganze Menge Produktivitätskiller die Dich davon abhalten effizient und möglichst produktiv Deine Aufgaben zu bearbeiten. Manchmal hast Du vielleicht auch einfach keinen guten Tag erwischt und schiebst die Aufgaben von Stunde zu Stunde und ggf. auch von Tag zu Tag… Aufschieberitis nennt man das im Volksmund. Um also einen reibungslosen Tagesablauf zu garantieren und zu verhindern, dass Du Aufgaben unerledigt lässt, ist die Produktivität entscheidend. Nicht das dies ein Aufruf sein soll, um jeden Tag Überstunden zu machen - nein ganz im Gegenteil sollten wir lernen effizienter und achtungsvoller mit unser zur Verfügung stehenden Zeit umzugehen. Im folgenden zeigen wir Dir einige Tipps die Dich im Alltag produktiver machen - ohne Überstunden!

Plane Deinen Tag bereits am Vorabend

Ich plane meinen nächsten Tag bereits am Vorabend, kurz bevor ich in meinen Feierabend gehe. Konkret sehe ich mir den Kalender und meine ToDo-Liste für den nächsten Tag an und schätze grob die Zeiten ab die ich für größere Aufgaben oder Meetings benötige. Wenn die ToDo-Listen zu viele Aufgaben beinhalten dann markiere ich diese und versuche diese am nächsten Tag entweder zu delegieren oder auf ein freies Datum zu setzen. Ebenso plane ich schon mal grob meine 10-15min. Pausen und physische Aktivitäten ins Tagesraster ein. So habe ich ganz grob eine Vorstellung was mich am nächsten Tag erwartet. Danach ist aber auch Feierabend und ich versuche mich nach Möglichkeit nicht mehr mit Dingen oder Aufgaben aus der Firma zu beschäftigen - zugegeben, das ist manchmal etwas schwierig, aber mit etwas Übung und Konsequenz kommt man nach einigen Tagen durchaus mit diesen Prinzipien besser zurecht!

Fokussiere Deinen Tag auf die wichtigste(n) Aufgabe(n)

Wenn Du am nächsten Morgens in Deinem Büro oder an Deinem Arbeitsplatz bist, markiere Dir die wichtigsten Aufgaben für den heutigen Tag als Top-Priorität(en) oder Big Rock(s) - manchmal steht das eigene Ego der Produktivität am meisten im Wege und wir erreichen nicht einmal annähernd das was wir uns vorgenommen haben. Dann haben wir eindeutig falsche Prioritäten gesetzt oder schlichtweg zuviel in den Tag eingeplant. Ein guter Hinweis für Verbesserungspotential. Du solltest Dir also ein paar Spielräume und kurze Pausen in den Terminplan oder Aufgaben-Manager einplanen, um nicht zum gefürchteten Workaholic zu werden - diese bieten Dir auch entsprechenden Raum für Kreativität oder sind einfach nur als Zeitpuffer gut, wenn Du Dich z.B. mit der Zeit für bestimmte Aufgaben oder Meetings verschätzt hast.

Stelle die unwichtigen Dinge hinten an

Wenn Du Dir den Tag wie oben beschrieben planst und die restlichen Aufgaben mit Hilfe z.B. der Eisenhauer-Matrix oder der Zeitmanagement-Matrix von Convey priorisierst, wird Dir schon nach kurzer Zeit bewusst wo sich die Zeitfresser in Deinem Arbeitsalltag verstecken! Vorzugsweise solltest Du Dich mit den WICHTIGEN und NICHT DRINGENDEN Dingen (sog. B-Aufgaben) am meisten beschäftigen, dort steckt jede Menge Potential (siehe auch den nächsten Punkt). Alle NICHT WICHTIGEN und NICHT DRINGENDEN Aufgaben kannst du erst einmal unter den Tisch fallen lassen bzw. ganz hinten anstellen. Bei Gelegenheit kannst Du dann entscheiden, ob Du diese Aufgabe einfach löscht oder ggf. zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitest.

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Unterteile Deine Aufgabe/Projekte in Teilschritte mit kleinen Zeitfenstern

Wie im vorherigen Punkt beschrieben, ist es ratsam sich 1-2 Big Rocks pro Tag (4-6 pro Woche) vorzunehmen und diese in Deinem Planungs-Tool als solche kenntlich zu machen. So behälst Du Deine Ziele im Blick bzw. definierst oder überarbeitest Deine Tages-, Wochen- und Monatsziele. Sollte eine Aufgabe/Projekt zu groß sein, unterteile ich mir z.B. die Aufgabe in kleine Teilschritte die ich auch einfacher und schneller erledigen kann und setze mir ggf. (kleine) überschaubare Zeitfenster für die Erledigung. Danach fülle ich den restlichen Tag mit kleineren Aufgaben auf. Teilschritte machen große Projekte erträglicher - mehr erreichen durch kleinere Steps und ganz nebenbei fühlt man sich nach jedem abhaken einer (Teil-) Aufgabe erfolgreich! Ein guter Zeitrahmen um konzentriert und effektiv an einer Aufgabe zu arbeiten sind 40-50 Minuten. Danach solltest Du Dir eine 5 Minuten-Pause gönnen und z.B. einen leckeren Kaffee oder Tee trinken - nach Möglichkeit nicht vor dem Computer, sondern z.B. in der Kaffeeteria oder bei einem Plausch mit den Kollegen im Flur. Solltest Du einmal für das Zeitfenster Deiner Aufgabe falsch liegen, dann erkläre diese Aufgabe zu einem Sprint. D.h. setze Dir ein knappes aber sportliches Zeitfenster und versuche das maximal mögliche in dieser Zeit für diese Aufgabe am Ergebnis zu erreichen. Bei vielen erzeugt dieser Zeitdruck mehr Kreativität und das Ergebnis ist überraschend gut!

Verwende ein Produktivitäts-Tool

Schreibe alles in EIN System dem Du vertraust - ich nutze dafür z.B. taskzone. Ganz nach dem GTD-Prinzip solltest Du alle Deine Gedanken und Ideen die Dir momentan im Kopf herumschwirren in einen Eingangskorb ablegen bzw. aufschreiben, so das Du Dich nicht länger damit beschäftigen und Dir alles merken musst. Strukturiere Deine Aufgaben und setze Dir kleine, erreichbare Deadlines. Motiviere Dich die kleinen Schritte erfolgreich zu meistern und verfalle nicht in die gefürchtet Aufschieberitis…

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Nutze das 80/20 Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt das 80% der Ergebnisse mit 20% des Aufwandes erreicht werden können. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen mit 80% Aufwand die meiste Zeit/Arbeit - also, mit weniger Aufwand, kannst Du auch mehr Output generieren! Manchmal ist es einfach ausreichend für das Ergebnis nicht immer 100% Energie einzusetzen. Perfektionismus raubt Dir sehr viel Deiner kostbaren (Arbeits-)Zeit und das Ergebnis verbessert sich nur unwesentlich. Stell Dir also morgens beim planen Deiner Big Rocks die Frage: Welche Dinge bringen mich meinem Ziel am schnellsten und effektivsten näher?! Wie viele Aufgaben sind in einer bestimmten Zeit möglich, um das bestmögliche Ergebnis für diesen Tag zu erreichen?

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Den Perfektionismus muss man mit kostbarer Zeit erkaufen. Wo reicht Dir ein gutes, statt einem perfekten Ergebnis für einen Bruchteil des Aufwandes

Reduziere Deine Erreichbarkeit und vermeide Ablenkungen

Um nicht ständig aus dem Workflow gerissen zu werden ist es hilfreich sich auf das wesentliche zu fokussieren und wie oben erwähnt alle Störfaktoren zu eliminieren; schalte Deine nicht benötigten Programme aus, ebenso Dein Handy/Telefon, E-Mail- oder Chat-Benachrichtigungen und konzentriere Dich nur auf die aktuelle Aufgabe oder Teilaufgabe. Vermeide das sog. Multitasking - das führt häufig nicht zu mehr Produktivität, sondern zu schlechteren Ergebnisse am Ende des Tages… lieber auf mehr Qualität achten, als vier oder fünf Dinge gleichzeitig zu tun. Arbeite Deine Aufgaben nacheinander ab!

Pausen einlegen!

Um Stress und die Fehlerhäufigkeit zu minimieren bzw. zu reduzieren solltest Du regelmäßige kleine und größere Pausen zwischen den einzelnen Konzentrationsphasen machen. Wenn Du weniger Zeit am Stück arbeitest, erreichst Du mehr Arbeitsqualität und eine bessere Produktivität - spät. nach 90min solltest Du 10-15min Pause machen. Wenn Du ohne Pause durcharbeitest ist das nicht gleich produktiver, sondern Du bist eher anfälliger für Fehler! Hol Dir z.B. einen Kaffee, tausche Dich per Smalltalk mit den Kollegen aus, oder mache ein kurzen Spaziergang an der frischen Luft … der Mix macht's! wechsle physische mit geistigen und sozialen Aktivitäten ab und finde eine gesunde Balance. Strecken, Gähnen, tief durchatmen, etwas Musik hören etc. entspannt den Körper und den Kopf und Du bist im Handumdrehen wieder freier und produktiver als zuvor. Beispielsweise haben Forscher herausgefunden, dass das Ansehen von Naturbildern Dir dabei hilft, Lösungen zu finden und weniger Fehler im Arbeitsablauf zu machen - je abstrakter, desto besser! Der Mensch ist keine Maschine und selbst eine Maschine verträgt es manchmal nicht, immer nur unter Vollgas zu laufen. Deshalb sind Auszeiten und Pausen enorm wichtig für Körper, Geist und eben auch für die Produktivität.